Membuat Database Menggunakan Ms. Access (Pengenalan Basis Data 1)

LAPORAN PRAKTIKUM SISTEM BASIS DATA

MODUL 1

PENGENALAN BASIS DATA 1

Disusun oleh:

Nama          : Niski Robi Shahar

NIM            : L200120021

Kelas           : B

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA

2014

A.  Tujuan

1.    Mahasiswa dapat memahami beberapa jenis database yang banyak digunakan dalam membangun aplikasi.

2.    Mahasiswa dapat memahami MS Accses.

B.  Dasar Teori

Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data. Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang. Sehingga definisi dari data adalah informasi yang mengandung arti.

Database terbentuk dari sekelompok data yang memiliki sifat/jenis sama. Contohnya : data mahasiswa, data dosen, dll. Demikian juga, kumpulan dari data-data mahasiswa, data-data dosen , data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar, misalkan data-data politeknik elektronika. Bahkan dalm perkembangannya data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data, misalkan dapat berupa program, lembaran-lembaran untuk entry (memasukkan) data, laporan-laporan. Kesemuannya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut database. Untuk menyimpan informasi yang ada dalam database diperlukan table. Salah satu contoh bentuk table adalah sebagai berikut :

Jadi Database secara mudah dapat digambarkan sebagai kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi dan membentuk suatu tujuan tertentu.

Contoh : Database Akademik, Database Perusahaan, dll.

Berikut ini terminology atau istilah yang dipergunakan dalam Database :

•         Database : Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.

•         Data : fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.

•         Tabel : Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record

•         Field : disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.

•         Record : disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom/field.

Microsoft Access

DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada sistem komputer. Microsoft Access adalah salah satu dari Relasional Database Management System (DBMS). Database pada Access lebih dari sekedar data. Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain diantaranya:

•         queri untuk mengorganisasi data,

•         forms untuk berinteraksi dengan data pada layar,

•         reports untuk mencetak hasil,

•         macros & program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas   aplikasi database.

Semua obyek ini disimpan dalam file <filename>.mdb. Untuk menjalankan MS Access, pada Windows klik tombol Start kemudian pilih menu Microsft Acces pada menu yang tersedia dalam windows seperti pada gambar berikut :

Pilih Blank Dekstop Database:

Setelah itu akan muncul lokasi penyimpanan file databasenya, lalu namai database dengan nama “Akademik” kemudia klik create :

Pada tampilan halaman awal MS Access 2013, secara default sudah dibuatkan satu tabel dengan nama table1 dan satu field ID. Untuk menambahkan field-field yang lain bisa dengan cara klik dua kali Add New Field dan menggantinya.

Supaya lebih mudah dalam pembuatan field-fieldnya bisa dengan cara klik kanan pada table1 dan pilih Design View. Pada halaman ini akan ditampilkan field  dan pilihan tipe datanya. 

 A.  Alat dan Bahan

1.    Laptop / PC dengan sistem operasi windows.

2.    Program aplikasi MS Office 2007.

3.    Modul praktikum Sistem Basis Data.

B.  Langkah Kerja

Percobaan 1:

1.    Buka MS Access, klik Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Access.

2.Pilih blank dektsop database lalu simpan File dengan nama “Akademik”.

3.    Buatlah tabel dengan nama Mhs dan field-field baru dengan tipe data dan ukuran seperti berikut.

·         NIM           :  text(10)

·         NAMA       :  text(30)

·         TEMPAT_LAHIR     : text(20)

·         TANGGAL_LAHIR : Date/Time

·         ALAMAT      : text(50)

·         TELEPHON  : Number(Integer)

4.    Isilah tabel Mhs minimal 10 baris (rekord) dari data teman-teman anda.

 5.    Buatlah Form untuk tabel Mhs.

6.    Isi bebera baris lagi tabel Mhs dengan menggunakan form.

Percobaan 2 :

1.    Buatlah tabel baru dalam database Akademik dengan nama Matkul dan field-field sebagai berikut:

·         KODE        : text(10)

·         MATKUL : text(40)

·         SKS             : Nambel(Integer)

·         SEMESTER : Namber(Integer)

Pilih menu Create > Table. Lalu atur menjadi Design View dan tambahkan field name serta tipe data yang sesuai.

2.    Isilah tabel Matkul minimal matakuliah yang anda ambil pada semester ini.

3.    Buat form untuk tabel Matkul.

A.  Analisa

Setelah melakukan dua percobaan di atas , kita dapat mengetahui komponen yang terdapat dalam Microsoft Access. Pada Microsoft Access terdapat 5 buah objek database yang dapat dibuat yaitu Table, Field, Record, Query, Form, .

a. Tabel adalah kumpulan dari beberapa record dan file.

b. Field adalah atribut yang dimiliki suatu tabel.

c. Record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel

d. Query adalah pertanyaan atau permintaan informasi tertentu dari sebuah basisdata yang ditulis dalam  format tertentu.

e. Form adalah sepotong data penting karena ikatan konsep bentuk dengan segala sesuatu yang Anda sudah tahu tentang Windows aplikasi.

Ada beberapa tipe data dalam di ms.access diantaranya text, number, date/time, memo, currency, autonumber, yes/no, OLE object, hyperlink, lookup wizard. dalam tabel harus ada field yang menjadi primary key. Primary key merupakan kunci utama yang membedakan record satu dengan yang lain. Jadi, record-record yang diisikan pada field tidak boleh sama.

B.  Tugas

1.    Jelaskan mengapa dibutuhkan data !

Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengumpulan informasi, maupun pengambilan keputusan semuanya memerlukan data. Dengan kata lain data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada akan memberikan arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun untuk akan datang. Sehingga definisi dari data adalah informasi yang mengandung arti.

2.    Jelaskan manfaat database dan contohnya !

Beberapa manfaat dari database adalah :

a.     Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.

b.    Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

c.     Mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

d.    Menghindari terjadinya inkonsistensi data.

e.     Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

f.     Menyusun format yang standar dari sebuah data.

g.    Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

h.    Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.

i.      Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

Contoh : database yang digunakan untuk menampung data mahasiswa dan data dosen  dalam sebuah universitas yang tentunya akan sulit jika dilakukan secara manual.

3.    Untuk menentukan jenis database yang digunakan, apa yang menjadi acuan dalam pemilihan database tersebut?

-         Kecepatan dan Kemudahan

-         Pemakaian Bersama-sama

-         Kontrol data terpusat

-         Menghemat biaya perangkat

-         Keamanan Data

-         Memudahkan dalam pembuatan Aplikasi baru

4.    Jelaskan istilah atau terminology yang digunakan dalam Database (database,table, field, record) 

·      Database: Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.

·      Tabel: Merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data yang terdiri dari field dan record.

·      Field (medan) menyatakan data terkecil yang memiliki makna. Istilah lain untuk field yaitu elemen data, kolom item, dan atribut.

·      Record (rekaman) menyatakan kumpulan dari sejumlah elemen data yang saling terkait. seseorang menyusun sebuah record. Istilah lain yang juga menyatakan record yaitu tupel dan baris.

5.    Bandingkan perbedaan pengolahan data secara manual dengan mengunakan system database !

Basis data menyediakan fasilitas atau mempermudah dalam menghasilkan informasi yang digunakan oleh pemakai untuk mendukung pengambilan keputusan. Sebelumnya, sistem yang digunakan untuk mengatasi semua permasalahan bisnis, menggunakan pengelolaan data secara tradisional dengan cara menyimpan record-record pada file-file yang terpisah, yang disebut juga sistem pemrosesan file. Dimana masing-masing file diperuntukkan hanya untuk satu program aplikasi saja. Seiring dengan berjalannya waktu, lambat laun sistem pemrosesan file mulai ditinggalkan karena masih bersifat manual, yang kemudian dikembangkanlah sistem pemrosesan dengan pendekatan basis data. Dengan sistem tersebut kekurangan dari ‘Sistem Pemrosesan File’.

6.    Mengapa dibutuhkan DBMS?

 karena dengan basis data suatu aplikasi dapat menyimpan, memproses dan menampilkan informasi – informasi yang  dapat  dimanfaatkan  oleh  user.  Basis  data adalah sebuah kumpulan dari data yang disusun

secara logic dan diatur oleh sekumpulan aturan – aturan, prosedur -  prosedur dan  fungsionalitas – fungsionalitas yang membantu menjamin konsistensi dan  interpretasi  data  tersebut.  Oleh  sebab  itu,  dibutuhkan suatu tool yang dapat digunakan untuk mengelola, menjamin konsistensi dan interpretasi data. Berdasarkan kebutuhan di atas, maka munculah  sebuah  tools yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan  tersebut   yang   bernama   Database  Management  System (DBMS).

7.    Pada percobaan diatas ada beberapa field yang tipe data dan ukurannya berbeda. Jelaskan!

Dalam tabel Mhs, terdapat 6 field yaitu :

1.  nim

2.  nama

3. tempat_lahir

4. tanggal_lahir

5. alamat

6. telepon.

Masing-masing field diatur sesuai tipe data yang dibutuhkan, pada field NIM diatur tipe data text, berarti pada record dapat diisikan data berupa teks huruf, angka, dan simbol-simbol lain. Ukuran tipe data pada field nim diatur sepanjang 10, artinya digit maksimum yang dapat dimasukkan ke dalam record adalah 10 digit. Jika data yang dimasukkan lebih dari 10 digit, maka digit ke-11 dan berikutnya tidak akan terbaca. Untuk pengaturan maksimum defaultnya sendiri adalah sepanjang 255 digit. Kemudian pada field nama, sama-sama diatur tipe data text, namun panjang ukurannya berbeda, yaitu 30, artinya kita dapat memasukkan digit maksimum ke dalam record yaitu sepanjang 30 digit, melebihi 30 data ke-31 dan seterusnya tidak akan terbaca.